Все, що потрібно знати підприємцю про книгу обліку доходів

Не потрібно повідомляти податківців, як саме будете вести облік, реєструвати теж нічого не потрібно.

Але під час перевірки вас можуть запитати про інформацію щодо доходів для перевірки дотримання лімітів на ЄП.

А це означає, що у вас повинні бути первинні документи (чеки, квитанції на кожну продаж тощо).

Не хочете вести книгу. Не потрібно подавати заяву про скасування реєстрації книги, яку вели до 01.01.2021 р.

Але не поспішайте позбутися старої книги: зберігати її треба три роки з моменту закінчення звітного періоду, у якому зробили останній запис.

Якщо хочете продовжувати вести книгу доходів

У Порядку № 579 написано, що підприємець обирає, як вести книгу обліку доходів: на папері або в електронному вигляді. Фактично доступним є лише паперовий варіант — сервіс для ведення електронної поки що не розроблений (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

Купити книгу можна в канцелярському чи інтернет-магазині. Її ціна близько 15 гривень. Перед заповненням треба заповнити титульний аркуш книги й пронумерувати сторінки.

Раніше книгу треба було реєструвати в податковій, зараз цю вимогу скасували.

Коли книга закінчується, але ви бажаєте продовжити вести облік у звичному форматі, купіть нову.

Як заповнювати книгу обліку доходів

Суми доходу в книзі обліку треба писати в гривнях з копійками. Якщо продовжуєте вести стару форму книги, яка застосовувалася до 28.07.2015 р., її теж треба заповнювати з копійками (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

Графа 2. Записи в книзі треба робити за той день, коли отримували дохід. У різних рядках однією датою вписувати суму готівкового та безготівкового доходу за день (лист ДФС № 1529, консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

Підрахувати готівкові й безготівкові надходження за день потрібно окремо.

Якщо у вас салон краси і за день отримали від клієнтів п'ять оплат готівкою і три через термінал картками, підсумовуєте окремо готівкові й безготівкові та окремими рядками вписуєте в книгу.

Немає роз'яснень, як позначати в книзі готівкові та безготівкові надходження. Тож якщо ви отримуєте оплати готівкою і на рахунок, рекомендуємо надіслати запит на індивідуальну податкову консультацію, щоб уникнути можливих закидів під час перевірки.

Підприємці, які мають кілька магазинів, фіксують у книзі загальну суму виручки з усіх точок.

Якщо ФОП займається різними видами діяльності — торгівлею й орендою, наприклад, — теж вписують єдину цифру за день, коли отримали дохід.

Коли якогось дня оплат не отримували, книгу не заповнюєте, проставляти нулі чи прочерки не потрібно.

Кожна цифра в книзі має підтверджуватися первинним документом — актом, накладною, квитанцією, товарним чеком. На вимогу ви повинні будете показати їх під час перевірки.

У кінці місяця, кварталу, року підбивають загальну суму доходу.

Як відображати в книзі дохід у валюті

Підприємці, які працюють з іноземними контрагентами та отримують виручку у валюті, роблять запис у книзі на дату надходження грошей на валютний рахунок.

Суму включаєте в дохід у гривні за офіційним курсом НБУ, що діяв на дату отримання грошей на валютний рахунок.

Навіть якщо продасте цю валюту пізніше і дорожче — позитивна різниця не буде вважатися вашим підприємницьким доходом і в книгу цю суму записувати не треба.

Як записувати дохід посередника

Якщо отримали гроші за посередницьким договором доручення, комісії, транспортного експедирування чи агентським, у книзі обліку доходів записати треба всю суму (лист ГУ ДФС в Одеській області від 04.04.2018 р. № 1362/ІПК/15-32-13-01-09). Але в декларації з єдиного податку відобразити тільки суму отриманої винагороди за послугу посередника.

А взагалі краще уникати посередницьких договорів, за якими ви самостійно залишаєте собі суму отриманої винагороди. Такий дохід податкова може визнати забороненим на ЄП.

Прописуйте в договорі, що отримуєте тільки винагороду, тоді багато запитань у податківців відпаде.

Як у книзі оформити повернення

Трапляється, що покупець або замовник просить повернути раніше сплачені гроші за товар чи передоплату за послугу. А ви вже зафіксували цю суму в книзі. Для таких ситуацій передбачені графи 3 «Сума повернутих коштів за товар (роботи, послуги) та/або передплати» і 4 «Скоригована сума доходу».

У день повернення грошей внесіть до графи 3 цю суму, мінус ставити не потрібно.

А в графі 4 вкажіть різницю між сумою виручки за день і поверненою покупцеві сумою (від суми в графі 2 віднімають суму в графі 3). Запис робити слід у день, в який зробили повернули гроші.

Сума повернення перевищує суму виручку. У графі 4 поставте прочерк, податківці забороняють заповнювати графи 4 й 6 із мінусом (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

У день повернення виручки взагалі не отримували. Графу 4 не заповнюєте. Суми повернень будуть враховані в підсумку за місяць, їх треба буде відняти від загальної суми доходу.

Потрібно повернути покупцеві оплату, яку врахували в доходах за минулий квартал, і вже подали декларацію, то в кварталі. Коли повернули гроші, треба зменшити дохід на суму повернення.

Буває, що підприємець знаходить помилку, коли вже підбив підсумки за місяць чи квартал, виправити слід так.

Неправильний запис і рядок із «разом» залишаєте як є і нічого не закреслюєте.

Робите правильний запис у новому рядку, вказуєте суму з додатним або від’ємним значенням.

Підбиваєте підсумок ще раз.

До граф 4 «скоригована сума доходу» і 6 «всього» не можна вносити суми з мінусом, таку вимогу податківці аргументують тим, що записи до книги вносите за підсумками робочого дня, і ці значення не можуть бути з мінусом (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07).

У кого має зберігатися книга

Книгу обліку доходів підприємець тримає у себе. Ви можете мати кілька магазинів чи офісів у різних містах, книги там може і не бути, але якщо до вас прийшли з перевіркою, на вимогу перевіряючих ви зобов'язані її надати.

Заповнювати книгу обліку підприємець повинен самостійно (консультація в ЗІР, підкатегорія 107.07). Але часто ФОП делегують цей обов'язок дружині, бухгалтеру чи працівникові, який відповідає за облік.

Ми рекомендуємо контролювати цей процес, щоб уникнути ситуацій, коли бухгалтер-аутсорсер повертає книгу обліку, в якій немає половини записів і взагалі заповнену абияк.

Штрафи за книгою обліку

Відповідальність за неведення та помилки при заповненні книги можуть застосувати тільки, якщо ФОП продовжує вести її.

Адміністративні штрафи за неналежне ведення книги обліку за ст. 164¹ КпАП з 2021 р. застосовувати не будуть.

До вас можуть прийти з перевіркою контролери, і ось що вони вимагатимуть.

Надати книгу обліку. Раніше ФОП могли оштрафувати, якщо він не надав перевіряючим чи надав, але заповнену з прогалинами книгу, де зафіксовані не всі підприємницькі доходи, суми в книзі не збігаються із сумами в звітності.

Надати первинні документи, які підтвердять ваші доходи, у тому числі прибуткові документи на товар. Якщо їх не виявиться, можуть оштрафувати на 510 грн, а якщо ви не зможете їх надати повторно протягом року — на 1020 грн (ІПК від 04.04.2018 р. № 1362/ІПК/15-32-13-01-09) .

https://journal.ostapp.com.ua/uk/articles/post/vse-chto-nuzhno-znat-predprinimatelyu-o-knige-uchyotadohodov

За матеріалами hitjob.com.ua