Как грамотно заменить шефа на время отпуска

О том, как подготовиться к новым функциям и грамотно выполнить поставленные задачи, не испортив отношений с коллегами, ЛІГАБізнесІнформ рассказали эксперты в области бизнеса и психологии.

Руководитель должен публично передать власть

Если начальник поручает подчиненному его замещать — он должен сообщить коллективу, что это именно он и именно этому сотруднику поручил эту задачу, отмечает тренер по управлению временем, владелец студии управления временем "BogushTime" Людмила Богуш.

"Потому что сотрудник находится постоянно в среде коллег, а когда он выполняет задачи руководителя — ему приходится их заставлять. Он как будто на время поднимается над равными ему. У него должно быть право на это, а это право как раз должен дать руководитель. Поэтому если руководитель дает поручение выполнять его работу, он должен всем сотрудникам сообщить об этом детально", — рассказывает Л.Богуш.

При этом бизнес-тренер подчеркивает, что это должен сделать именно руководитель — ни в коем случае не сотрудник, которого он назначает. Потому что сотрудника могут любить или не любить, но раз уж руководитель сказал — любят или не любят не будет имеет значения.

"Очень хорошо будет, если шеф расскажет, за что он выбрал именно этого человека. Это будет еще и очень ценно для компании, т.к. тем самым руководитель обозначит коллективу те критерии, по которым он оценивает качество сотрудников, выбирает лучших. В результате, люди, которые делают карьеру в компании, или стараются продвинуться в ней, получат объективные ориентиры для своего развития", — поясняет эксперт.

Сотрудники поймут, какие достижения в этой компании реально поощряются. А если руководитель никак не пояснит, почему избран именно этот сотрудник, то коллеги могут подумать все, что захотят: что новый зам - любимчик, родственник руководителя, и другие небылицы, в зависимости от уровня культуры в компании.

Стремитесь быть шефом по сути, а не по форме

Пересаживаться в кабинет шефа исполняющему обязанности вовсе не обязательно, но должны быть достигнуты определенные договоренности с руководителем, к примеру, как часто должны контролироваться определенные процессы, в какой форме руководителю будет представляться отчет об этом. А может быть руководитель попросит лишь финальный отчет после его возвращения – в любом случае это должно быть четко оговорено.

"Кроме того, руководитель обязательно должен дать алгоритм действий на случай нештатных ситуаций в его отсутствие. Ведь может случиться, что именно в этот момент вы, по объективным причинам, не сможете ему дозвониться. Он должен максимально предусмотреть такой вариант развития событий", — подчеркивает эксперт.

В том случае, если человек назначен руководить и, соответственно, следить за порядком, ему придется бороться с теми нарушениями, которые до этого его коллеги может быть и позволяли совершать в его присутствии – положение теперь обязывает.

"Это еще один момент, по которому руководитель обязан уведомить сотрудников о назначении преемника, его правах и обязанностях. И этот момент очень важно формализовать, раз это не являлось ранее прямой обязанностью работника, избранного в заместители. Потому что поведение его должно быть не каким-то усредненным между статусом равного коллегам и статусом начальника, а однозначно руководящим", — подчеркивает Л.Богуш.

Руководитель может прямо сказать, что с зама он будет спрашивать за вверяемую работу намного серьезнее, чем с себя, и поэтому зам вынужден будет действовать, может быть, даже строже, чем он. После этого коллектив уже не сможет обвинить своего временно повышенного коллегу в превышении полномочий.

Просите помощи у коллег

Если же кто-то из коллег отказывается объективно воспринимать новый статус уполномоченного коллеги, то уполномоченному необходимо пояснить, что он сейчас действует с позиции зама. Да, через неделю все, скорее всего, вернется на круги своя, но сейчас иначе нельзя.

"Необходимо беседовать с людьми — разъяснять тем, кто сопротивляется, суть происходящего. Ни в коем случае не скандалить, а поговорить наедине, по душам. Может быть даже попросить поддержки и помощи у коллег на этот период. Ни в коем случае не топать ногами и не кричать: "Вы что забыли, что я теперь руководитель!?". Нет, необходимо объяснять и просить поддержки.

И в этот момент как раз можно увидеть, кто в коллективе по-настоящему твой друг, а кто лишь мило улыбается. Друзья поймут и помогут, а лицемеры начнут вставлять палки в колеса", — советует Л.Богуш.

Совет психолога

По словам психолога Вадима Колесникова, есть три основных правила, чтобы и руководителя заместить, и с коллегами отношения не испортить.

Правило первое: правило шанса. "Так или иначе — речь идет о корпоративном бизнесе, где у людей есть, по большому счету, две стратегические цели — либо делать карьеру, либо — воровать. Выходит, что тот, кто не делает карьеру, тот что-то подворовывает. Это ведь не обязательно имущество или деньги в буквальном понимании — это может быть рабочее время, которое тратится не на работу. А смысл корпоративного бизнеса — это хватать звезды для шефа", — поясняет В.Колесников.

По его словам, для того, чтобы вы показывали своему руководству, и не только непосредственному (а в корпоративном бизнесе над вашим руководителем всегда есть кто-то еще), вашу готовность к росту, а рост — это ключевое слово в корпоративном бизнесе, вам в роли временного заместителя предоставляется уникальный шанс.

"Вам вовсе не обязательно строить из себя начальника в это время. Но вы можете незаметно и тихонько попытаться внести определенную новизну в привычную работу. И это обязательно заметят. Вам дан шанс и вам нужно его использовать — проявите себя. Действовать нужно именно исходя из этого правила. Потому что когда в следующий раз подвернется такой шанс и подвернется ли вообще — не известно", — напоминает психолог.

Правило второе: ничего не трогай руками. Дело в том, что вы замещаете вашего босса незначительное время — это ни в коем случае нельзя путать с позицией исполняющего обязанности (и.о.). По сути это проект, который имеет начало и конец, и вам не стоит резко менять стиль руководства шефа. Если вы это сделаете — результатов вы еще не получите, т.к. результаты приходят со временем, а весь негатив от перемен получите сполна.

"Гораздо правильнее сосредоточить свои новации на определенный "лист ожидания" и, обсуждая с шефом, перед его отъездом, ваш стиль руководства, вы можете его заверить, что все будет, как и было, но, в пилотном режиме мы можем обкатать вот это, это и это. А если у вас нет таких предложений по инновациям, то очень трудно понять, каким образом вы попали в заместители. Потому что так или иначе, ваше замещение согласовано", — отмечает В.Колесников.

Правило третье: не нужно думать. Не нужно думать, что:
- вы — босс;
- вам улыбнулась фортуна;
- вам завидуют;
- вас ненавидят;
- что это навсегда и т.п.

Не обольщайтесь — делайте свою работу так же, как вы ее делали на своем месте до этого выдвижения — с таким же огоньком, с таким же драйвом, с такой же мотивированностью. Ведь очень многим людям требуется время, чтобы врасти в позицию начальника, и трудно предположить, что за две-три недели, да хоть бы и за месяц-два вы научитесь быть руководителем. Поэтому гораздо правильнее относиться к этому как к некой дополнительной нагрузке, которая выпала на вашу долю, советует психолог.

Защитите коллег от их любопытства

Что касается коллег, то, по словам В.Колесникова, на это время нужно будет сократить частоту общения с ними. "Да, им может показаться, что вы теперь небожитель. С другой стороны, они так или иначе будут пытаться узнать у вас информацию, которая, может быть, и не для них. Поэтому вы можете объяснить вашим коллегам в начале, что какое-то время вы будете видеться реже, а после окончания замещения вы можете даже устроить маленький банкет по поводу вашего возвращения в подразделение", — советует психолог.

Этот прием, по его словам, называется "разрешенное отсоединение" — вы сами делаете то, что и так предполагается — в данном случае вы видитесь с коллегами несколько реже, объясняя это тем, что теперь вы заняты.

Коллеги и так придут к этому выводу, что теперь вы тут редко бываете, потому что сейчас изменился ваш статус. Но лучше самому объяснить, что нагрузки у вас теперь стало гораздо больше.