Про теорію "управління часом"

Вам знайома така ситуація: телефон розривається, електронний ящик рясніє повідомленнями з позначкою "терміново", а до завтрашньої наради ще треба прочитати три звіти і підготувати свій власний? І головне - незрозуміло з чого починати, за що хапатися в першу чергу?! А тут ще колега з сусіднього відділу, який і кави встигає попити, і всю роботу переробити, і додому йде вчасно.

Час на службі у людини

Цейтнот на роботі - явище, в принципі, звичайне, - в кінці року, на завершальній стадії проекту, в період відпусток ... Але якщо стан авралу стає нормою, то є привід задуматися. Адже часто цейтнот виникає через неправильне планування робочого часу та невірної розстановки пріоритетів: замість того, щоб сконцентруватися на головному, ми розмінюємося по дрібницях.

"Час - гроші", кажуть у народі. Посил ясний: витрачайте свій час так само дбайливо, як і вміст свого гаманця. Ви ж не витратите останні гроші на новий DVD, якщо у вас порожньо в холодильнику? Правильно розпорядитися 8 годинами робочого часу допоможе тайм-менеджмент (від англійського time-management) - сукупність прийомів і методів, що дозволяють більш ефективно використовувати наші тимчасові ресурси.

Теорія "управління часом" - саме так найчастіше перекладається слово time-management на російську мову - з'явилася в 60-х роках минулого століття в західних країнах як наслідок економічного прогресу. Обсяг роботи менеджерів збільшився настільки, що вони почали відчувати хронічну нестачу часу - не тільки в професійному, а й в особистому житті. Для боротьби з цейтнотом був розроблений ряд методів по організації часу і підвищенню ефективності його використання.

Почни з себе

Хелен Ханнерфельдт

Втім, не всі згодні з таким поняттям як "управління часом". "У розпорядженні у кожного з нас - 24 години на добу, ні більше, ні менше. Тому управляти і організовувати нам доводиться в першу чергу не час, а самих себе", - говорить психолог-консультант з питань кар'єри з Берліна Хелен Ханнерфельдт (Helen Hannerfeldt). І тут же наводить ще один аргумент. "Про технології управління часом написано десятки книг. При бажанні можна відвідати семінари на цю тему. Але от про те, щоб дійсно застосовувати нові знання на практиці, кожен має подбати самостійно, - говорить вона. - Тому більш коректним, ніж" управління часом " , на мій погляд, є поняття "самоорганізація" - від англійського self-management ".

Отже, починати треба з себе. Хелен Ханнерфельдт рекомендує поспостерігати за собою, щоб визначити, в які години ви працюєте найбільш ефективно і вже залежно від цього планувати робочий день. Для планування краще всього використовувати список справ - так званий to-do-list, складати який рекомендується не на комп'ютері, а від руки. Взагалі списки завдань - це один з найбільш відомих інструментів тайм-менеджменту. Вважається, що вони не тільки дозволяють краще організувати себе, але і дають позитивний психологічний ефект. Закінчивши справу і викресливши його із списку, ми мотивуємо себе "продовжувати в тому ж дусі".

Крім того, по одному з методів тайм-менеджменту рекомендується не тільки записувати всі заплановані на день заходи, але і приблизно розраховувати час, який ви плануєте на них витратити. "Треба навчитися оцінювати, скільки часу у вас піде на виконання того чи іншого завдання і відповідно до цього складати свій робочий графік. А в кінці дня бажано робити невелику ревізію і дивитися, скільки ви встигли, де прорахувалися, а де навпаки - впоралися швидше , ніж очікувалося ", - пояснює берлінський тренер з організації часу Хелен Ханнерфельдт.

Важливо, неважливо ...

Складіть список справ - тоді ви точно нічого не забудете!

Дуже часто, увійшовши в робочий ритм, ми починаємо виконувати завдання по мірі їх надходження, як то кажуть "на автоматі". І нерідко буває так, що, витративши півдня на менш важливі речі, до кінця роботи ми раптом усвідомлюємо, що звіт, який до завтрашнього ранку чекає шеф, писати вже ніколи. Щоб вірно розставити пріоритети і не хапатися за все підряд, експерти рекомендують використовувати так званий метод Ейзенхауера.

Його суть полягає в тому, що всі справи діляться на чотири категорії - "термінові і важливі", "термінові, але неважливі", "важливі, але нетермінові", "неважливі і нетермінові" - і виконуються саме в такій послідовності. Вважається, що такий підхід до роботи придумав і успішно застосовував американський президент Дуайт Ейзенхауер, іменем якого і названо методика.

"Звичайно, є небезпека переборщити і помістити занадто багато справ у категорію" термінові і важливі ", що знову-таки провокує стрес. Але в цілому цей спосіб дуже добре допомагає сконцентруватися на головному", - говорить психолог-консультант Хелен Ханнерфельдт. Крім того, за її словами, досвід показує, що справи, які потрапляють в останню категорію - "неважливі і нетермінові" - дуже часто вирішуються самі собою.

Обов'язки та цілі

З чого почати? Розставте пріоритети!

Людям з розвиненим почуттям відповідальності будь-яка робота здається важливою. Однак не варто забувати і про те, що у вас, як у будь-якого співробітника, є список завдань, чітко прописаний в трудовому договорі. Тому все, що безпосередньо не входить у ваші обов'язки, ви з легким серцем можете залишати "на потім" або взагалі ігнорувати.
Не варто забувати і про особистих цілях. Експерти рекомендують сконцентруватися на завданнях, які збагачують ваш професійний досвід і допомагають просунутися по кар'єрних сходах. Ну а рутинну роботу - той баласт, який волею-неволею доводиться тягнути з собою, треба по можливості оптимізувати або довірити іншому виконавцю. Може, частина завдань можна передати практиканту?
Детальніше про різні прийоми і методи організації робочого часи читайте завтра в статті "Все встигати: вірне планування - ключ до успіху".