Яким повинен бути справжній секретар?

На ринку праці професія "секретар" має постійний попит, але при цьому сьогодні роботодавці відзначають брак фахівців. Яким повинен бути справжній секретар? Що входить в його обов'язки? Що він повинен знати і вміти? Чи є різниця між секретарем та офіс-менеджером, секретарем і референтом? Спробуємо знайти відповіді на ці питання.
Секретар - одна з найдавніших професій, назва якої походить від словосполучення "охоронець секретів". Так називали спеціальних людей, які перебували на службі при дворі та мали доступ до державних і особистих таємниць. Посада сама по собі вважалася престижною та респектабельною. За два тисячоліття професія зазнала значних змін і головне - стала переважно жіночою.
Сьогодні секретар - це людина освічена, який прагне до особистісного та професійного розвитку. Можна сказати, що ця стародавня професія зараз набуває нового сенсу. Причиною цього, перш за все, є еволюція уявлень про соціальний статус і імідж професії. Від старого стереотипу ставлення до секретаря як до дівчинки, яка "висиджує" час між спробами вступити до інституту, суспільство поступово переходить до формування образу секретаря-професіонала, який досконало володіє всіма необхідними знаннями та навичками.
Що є головними очікуваннями компаній від сучасного секретаря, а тим більше від секретаря завтрашнього дня?
Наріжним каменем роботи будь-якої компанії є взаємодія секретарів та їхніх керівників. Якщо бажаний результат спільної роботи, досягнутий за оптимальний проміжок часу за збереження сприятливої атмосфери відносин, то взаємодію секретаря та керівника можна вважати ефективною. Значення важливості якісної роботи секретаря вдається висловом: "Гарний секретар подвоює ефективність свого шефа. Поганий секретар зменшує її наполовину". Згідно КП (класифікатор професій) секретар належить до категорії технічних працівників, але фактично він - права рука керівника.
Насамперед важливо навчитися управляти інформаційними потоками, які звалюються на керівника. Секретар повинен вміти самостійно відбирати корисну для керівника інформацію, аналізувати, структурувати та подавати її в найбільш зручному для сприйняття вигляді. А цього неможливо досягти без вільного володіння новітніми комп'ютерними технологіями. Адже інформація може бути представлена не тільки в друкованому вигляді, але і як електронний документ або мультимедійна презентація.
До основних функцій секретаря належать також координація всіх служб компанії або співробітників відділу; збір і аналіз інформації, що, забезпечення документаційного управління та контроль виконання рішень; прийом відвідувачів і спілкування по телефону.
Робота з людьми - одна з найбільш значущих сфер діяльності секретаря. Метою роботи з людьми є формування позитивного іміджу компанії, отже, серед головних якостей секретаря слід зазначити комунікабельність, доброзичливість, вміння справляти враження.
При прийомі відвідувачів важливо вміти застосовувати знання етикету та протоколу, вміти висловити повагу, проявити участь до проблем відвідувачів. Роль секретаря при прийомі гостей (делегацій) також є важливою, адже саме секретар впливає на формування першого враження про компанію.
Обов'язки секретаря стають все більш цікавими та складними. Сучасний секретар повинен знати діяльність компанії і посадові обов'язки співробітників; діловодство та правила оформлення документів, порядок формування справ і підготовки документів до архіву; психологію та закони ефективної комунікації; службовий етикет і сучасні комп'ютерні редакторські програми.
Професія секретаря вимагає також певних особистісних якостей: вміння володіти своїм емоційним станом (бути стриманим у будь-яких ситуаціях), доброзичливості, порядності, відповідальності та завзятості.
Ще одна риса секретаря стає все більш важливою. Це - бажання та вміння розвиватися в рамках своєї професії.
Посада секретаря може бути першим ступенем кар'єрних сходів. Другим ступенем можна вважати професії категорії офісних та адміністративних працівників: адміністративний помічник, помічник керівника, референт. Всі вони відносяться до розділу "фахівці" Класифікатора професій. Основні вимоги до цієї групи фахівців - знання в області організації ефективної управлінської діяльності та галузі функціонування компанії, знання риторики та етики професійних відносин, іміджелогії та різних PR-технологій. Третьою сходинкою кар'єрних сходів є посада менеджера з адміністративної діяльності (офіс-менеджера) та завідувача канцелярією, що належать до категорії керівників.
Отримані знання та розвинені навички посилять вашу конкурентоспроможність і допоможуть вам почувати себе більш впевнено на ринку праці.

domkadrov.ua

За матеріалами hitjob.com.ua