Чому я ненавиджу планірки, і як зробити їх кращими

Найгірше – це телефонні планірки і відеоконференції. Ви можете одразу викреслити перші декілька хвилин зустрічі, оскільки ви і ваші колеги зіткнуться з технічними проблемами, хтось почне перевіряти, чи всі учасники можуть бачити зображення з екрана, і чи у всіх все в порядку зі звуком.
А потім, щойно всі проблеми, здавалося б, будуть вирішені, хтось неминуче увірветься до кімнати і вибачиться за запізнення. І все почнеться спочатку.
Дуже часто немає жодного розуміння того, яким має бути результат зустрічі. Така ж загадка – чому частині людей взагалі потрібно відвідувати планірку. Часто ми просто гаємо свій час, виступаючи в ролі глядачів, хоча могли б зайнятися чимось більш цінним – наприклад, роботою.
І коли наприкінці зустрічі ніхто не погоджує конкретні дії щодо того, що ж потрібно зробити, ви просто залишаєте кімнату і намагаєтеся усвідомити, що це взагалі було, і чому це відібрало годину вашого життя, яку вже не повернути.
Немає нічого дивного в тому, що засновник Tesla i SpaceX Ілон Маск дозволив своїм працівникам йти з планірок одразу після того, як стає очевидно, що їхня присутність більше не потрібна.
«Немає нічого жахливого в тому, аби піти, – пояснює Маск. – Жахливо – це змушувати когось сидіти і витрачати їхній час».
Засновник Amazon Джеф Безос настільки уважно ставиться до питання продуктивності зустрічей, що навіть має суворі правила щодо цього:
- він не проводить ділові зустрічі до 10 ранку, оскільки зрозумів, що для нього це не надто продуктивно;
- у зустрічах завжди бере участь невелика кількість людей, яких можна нагодувати двома піцами;
- Безос також заборонив демонструвати презентації, створені у PowerPoint.
Натомість він хоче, аби учасники зустрічі приходили на неї з декількома аркушами паперу, на яких у розповідній формі описано те, що вони хочуть сказати. «Такий текст має складатися зі справжніх речень – з іменниками і дієсловами. Це не просто короткий список», – каже Безос.
Під час зустрічей Безоса ніхто не спілкується один з одним. Натомість перші 30 хвилин усі мовчать і слухають того, хто зачитує свою доповідь з аркуша.
Це зроблено через те, що Безос добре знає: його підлеглі можуть поводитися, як підлітки, і взагалі не готуватися до зустрічей.
Однак і це ще не все. Навіть якщо ви добре підготувалися до зустрічі і досягли якогось результату, вона все одно може виявитися неефективною. А все через те, що не всі голоси були почуті.
І це не просто погані манери. Це поганий менеджмент.
Часто наші більш спокійні колеги, які схильні до інтровертності, не мають ані бажання, ані енергії завойовувати собі місце в дискусії, в якій домінують ті, хто звик поводити себе більш експресивно.
Дослідження також демонструють, що під час зустрічей часто ігнорують і переривають жінок.
Ось декілька порад щодо того, як провести кращу планірку.
По-перше, коли справа доходить до запитань і коментарів, той, хто її веде, повинен в першу чергу дати слово жінкам. Це потрібно зробити через те, що дослідники кажуть: якщо під час зустрічі першою говорить жінка, то більш ймовірно, що й інші жінки приєднаються до розмови.
По-друге, забезпечте простір для більш спокійних і тихих колег, заздалегідь запитайте в них, як вони хотіли б висловитись. Після багаторічного досвіду участі в планірках можу вас запевнити: у них є багато ідей і їм є що сказати.
По-третє, якщо ми дійсно віримо, що зустрічі варті того часу, який ми на них витрачаємо, всім нам варто бути відповідальними.
І останнє: давайте не будемо приймати все занадто близько до серця. Якщо хтось з колег вирішив послідувати пораді Ілона Маска і залишити зустріч, це не обов'язково означає, що йому з вами нудно. Просто він вже сказав все, що хотів.
https://www.bbc.com/