Ефективне використання робочого часу

Темп життя сучасних людей складно назвати розміреним — це постійний дефіцит часу і аврали, регулярне перебування у стані, коли незрозуміло, за виконання якої роботи хапатися саме зараз. Звісно, все це негативно позначається на особистій продуктивності працівників. Дізнайтеся, як впровадити в життя раціональне планування робочого часу, адже кадровикам та фахівцям з управління персоналом обов’язково потрібно не лише зробити це самим, а ще й навчити цього своїх співробітників.

Принципи та завдання тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент — це техніка управління часом, яка включає в себе правила і принципи, що допомагають людині правильно організувати свій час і досягти максимальної ефективності в будь-якій справі. Прямий переклад даного терміна «time management» з англійської повністю передає його сенс і звучить як «управління часом».

Намагаючись впровадити програму тайм-менеджменту в колектив працівників, важливо зазначити, що ця система не така вже й доступна і зрозуміла кожному, тому, відповідно, сприйняти та засвоїти її буде не просто всім співробітникам. Приміром, якщо людина живе безцільно й ні до чого не прагне, а виходячи на роботу лише мріє, аби робочий день скоріше скінчився (незалежно від того, що протягом цього дня буде виконано з робочих завдань), то не варто тішити себе сподіваннями, що згодом і такого працівника ви зможете навчити раціонально використовувати робочий час. Утім, на щастя таких працівників не дуже багато, оскільки наразі майже на кожному підприємстві запроваджені норми праці та/або чітко окреслені трудові функції, які має виконувати працівник, і якщо не працелюбність чи сумління, то, принаймні, загроза звільнення у разі систематичного невиконання трудових обов’язків все ж таки змушують майже всіх працівників виконувати свій обсяг робіт.

Процеси тайм-менеджменту чи управління часом базуються на наступних головних принципах:

— правильна постановка мети (головне аби вона була чітко визначеною та досяжною);

— мотивація (бажання зекономити час повинно бути усвідомленим і пов’язаним із задоволенням якихось важливих потреб);

— результативність (управління часом необхідно для того щоб зняти чи, принаймні, знизити дефіцит часу, виконуючи певні завдання за коротший період).

Кожна людина має набір якихось схильностей, отриманих на генетичному рівні та вироблених протягом життя. Одні люди віддають перевагу самостійному плануванню й розподілу часу, інші почуваються комфортніше, якщо їм хтось допомагає це зробити в якості досвідченого експерта чи навіть контролює ці процеси як їх безпосередній керівник.

Байдуже, яким саме способом, але у разі грамотного розподілу своїх часових ресурсів, виділяючи важливі й другорядні завдання, людина повністю починає контролювати свій час, а проблеми з «авралами» зникають самі по собі.

Завдання, які вирішує тайм-менеджмент, дозволяють працівникові:

— досягти поставлених цілей, витрачаючи при цьому мінімальну кількість часу;

— домогтися високих результатів у будь-чому (як в роботі, так і в особистому житті);

— раціонально розподіляти свій робочий час, не затримуючись допізна на роботі й, відповідно, мати змогу повноцінно відпочити, залишаючи час на дозвілля й спілкування з близькими;

— збільшити свій матеріальний добробут, якщо є можливість узяти на себе додаткову роботу;

— позбутися стресу та втоми від постійної завантаженості справами;

— мати чіткий кар’єрний план на майбутнє;

— здійснювати повний контроль над своїм життям.

Зараз виділяють два основних напрямки тайм-менеджменту: корпоративний і особистий.

Корпоративний тайм-менеджмент актуальний на великих підприємствах і важливий, насамперед, для керівників, які планують графік роботи певного структурного підрозділу чи підприємства в цілому. При такому напрямі керівник розподіляє пріоритетність поточних завдань і визначає терміни їх виконання, а потім, залежно від отриманих результатів, вирішує, скільки завдань потрібно на певний проміжок часу поставити перед кожним зі своїх підлеглих і, звісно, контролює їхнє виконання.

Особистий тайм-менеджмент стосується окремої людини і може торкатися як її професійної діяльності, так і сфери особистого, приватного часу, розвитку, відносин. Особистий тайм-менеджмент актуальний, коли людина «не встигає нічого» — ані на роботі, ані в особистих справах. Якщо працівник постійно відчуває себе втомленим, кожен день ретельно працює, а «просвіту» не видно, це означає, що приділити увагу його взаємодії з часом просто необхідно. Ви можете йому допомогти налагодити раціональне використання часу, але для цього потрібно, аби працівник, по-перше, сам виявив таке бажання (принаймні, погодився на допомогу), а по-друге, аби він чітко розумів, для чого йому це потрібно (адже при нестачі мотивації досить важко досягти певного позитивного результату).

Тайм-менеджмент спрямований не на те, аби працювати інтенсивніше — це спосіб працювати ефективно й знизити виснаження фізичних і моральних резервів та підвищити продуктивність праці не за рахунок збільшення зусиль, а за допомогою їх правильного розподілу.

Продуктивне використання часу

Кожен розуміє, що час неможливо повернути, розтягнути або зупинити, проте досить багато людей при нестачі часу просто миряться з цим («Я не встиг — зроблю це завтра»), а дехто навіть впадає у депресію («Я невдаха, знову нічого не зробив»). Проте мало хто згадує, що можна керувати часом шляхом зміни насиченості подій, котрі відбуваються у певний часовий проміжок, залишаючи з них тільки корисні й необхідні справи. Розглянемо кілька простих прийомів, які допоможуть підвищити продуктивне використання часу.

• Організація робочого простору.

З цього слід починати оптимізацію власної діяльності. Нехай навіть на це й буде витрачено близько години робочого часу, але це дозволить набагато ефективніше працювати далі.

Зрозуміло, що будь-який працівник має бути забезпечений необхідними інструментами для роботи. Так, якщо вести мову про офісних співробітників, то це комп’ютер (з монітором, який відповідає вимогам роботи), принтер, ксерокс та сканер.

Важливе значення має й світло. Краще, якщо в кабінеті є великі вікна, оскільки саме сонячне світло позбавляє від непотрібної сонливості й втоми протягом дня, а також сприяє виробленню серотоніну (особливого гормону, який відповідає за гарний настрій — до речі, за статистикою, депресія сильніше вражає саме тих, хто сидить у глибині офісу або в напівпідвальних приміщеннях, далеко від природного освітлення). Звісно, повністю штучного освітлення не уникнути, тому обираючи його, варто пам’ятати, що для здоров’я очей краще підходить жовте, а не біле світло, а настільна лампа повинна знаходитися зліва (праворуч, якщо людина лівша). Коли світла недостатньо, очі втомлюються, а продуктивність знижується. Так само на продуктивність можуть впливати неправильні налаштування монітора — необхідно відрегулювати на ньому яскравість, а також висоту і нахил.

Робочий простір має бути вільним — тому на робочому столі повинен бути порядок, не можна допускати, аби він постійно був завалений паперами та канцелярським приладдям, оскільки під час роботи ці дрібниці будуть відволікати і дратувати (не вірте, що паперовий хаос на столі — це ознака творчої натури, насправді це просто безлад у справах, що може стати причиною втрати важливих документів або несвоєчасної здачі звітів й, відповідно, призведе до неприємностей у відносинах з керівництвом та/або клієнтами). Якщо ж за характером роботи необхідно зберігати доволі багато паперової документації, то, принаймні, акуратно розкладіть всі документи по тематичних теках з відповідними написами — дотримання порядку і структури в робочому просторі заощадить час на пошуки необхідного документа тощо. Якщо часто доводиться запам’ятовувати і записувати різні речі, варто не лише мати блокнот для цього, а й встановити на робочому місці дошку для планування. При цьому буде ефективним її розподіл на кілька секцій, наприклад, «Завдання», «Пріоритет», «В роботі», «Готово», й переміщати в них стікери з відповідними завданнями. Так всі справи завжди будуть перед очима.

Також можна розмістити на робочому місці один – два аксесуари (але не більше), які вас надихатимуть й наповнюватимуть ентузіазмом. Приміром, це може бути репродукція певної картини відомого художника, фотографія якогось місця, куди ви б хотіли поїхати у відпустку, тощо.

Зробіть все можливе, аби навколишня обстановка сприяла продуктивності, надихала і викликала бажання проявляти активність. Звісно, чітких вимог до робочої зони не має, тому обирайте те, що вам підходить.

• План робочих завдань.

Якщо організація робочого простору була обов’язковою, але підготовчою дією, то безпосереднім початком запровадження тайм-менеджменту буде складання плану робочих завдань (на рік, на місяць та на кожен день) — їх можна записувати у блокнот, вносити в телефон, використовувати спеціальні програми, але важливі цілі повинні бути зафіксовані. Цей список слід переглядати і перевіряти на актуальність, редагувати його відповідно до нових завдань, що виникають, а також слідкувати за ймовірною зміною пріоритетності. Кожне завдання повинно мати фіксовані терміни, час початку і закінчення виконання. Психологічним прийомом стимулювання подальшої діяльності буде позначення «пташками» або викреслювання виконаних пунктів зі списку.

Звісно, одразу складати плани на великий проміжок часу важко, тому почніть з невеликих періодів — одного дня, трьох днів чи, максимум, одного робочого тижня. При цьому надзвичайно важливо не лише виконувати те, що ви запланували, а й робити тільки те, що є у вашому списку (звичайно, якщо виникне позаштатна ситуація, коли, приміром, негайно слід виконати якесь незаплановане завдання на вимогу керівництва й неможливо його відкласти «на потім», то виконайте його, але замість нього перенесіть на інший день чи тиждень рівноцінне завдання з вашого списку). Завдяки такій стратегії ви й не помітите, як у вас з’явиться вільний час на родину чи особисті справи. Працюючи саме так, ви зробите день продуктивнішим і лише цей спосіб вже дозволить заощадити близько 25% робочого часу.

Також під час складання плану необхідно враховувати пріоритети — завдання та справи краще структурувати, а не просто записувати все, що потрібно зробити за день. Тож групуйте всі справи з огляду на важливість та за допомогою певних категорій. Наприклад, це можуть бути завдання з позначками «терміново» (зрозуміло, що їх потрібно завершити найближчим часом, можливо, саме сьогодні), «важливо, але не терміново» (справи, які необхідно закінчити, але вони ще можуть почекати), «з низьким пріоритетом» (зазвичай, такі завдання можна відкласти, а деякі з них і взагалі не виконувати). Розділяти справи таким чином неважко, потрібно лише звикнути до цього. Приміром, якщо вам потрібно днями здати певний звіт — це термінове завдання, завершення виконання проекту, строк якого спливає через два тижні чи місяць — це важлива, але не термінова справа, а якщо вам хотілося б ще написати кілька електронних листів, проте це суттєво не вплине на роботу — це завдання з низьким пріоритетом, яке варто виконувати лише у разі, коли усі інші заплановані на сьогодні справи вже виконані, а трохи робочого часу ще залишилося.

Як свідчить практика, незважаючи на доступність усіляких програм для планування, поки що найбільшою ефективністю все ж відзначаються паперові носії — блокноти або щоденники. Це пояснюється вже згаданим психологічним впливом — процес викреслювання чи виділення певними позначками виконаних пунктів надає почуття задоволення від виконаної роботи.

Також враховуйте при плануванні свого робочого часу ваші індивідуальні особливості й біоритми, а не повторюйте чиїсь узагальнені розклади — наприклад, «совам» не варто призначати на ранок справи, що вимагають підвищеної концентрації уваги або надзвичайної швидкості, так само як «жайворонкам» краще розвантажити свій вечір від, приміром, відповідальних зустрічей.

Цікавим є така загальна особливість, що на початку впровадження в життя планування, майже всі добре уявляють, як буде виглядати початок дня, але мало хто наперед бачить його закінчення. Між тим наприкінці кожного робочого дня має залишатися хвилин 15 для оцінки кінцевого результату ― рефлексія ― тобто оцінка рівня виконання запланованого обсягу роботи, період для аналізу, що залишилося невиконаним і чому (брак часу, зовнішні незалежні від вас обставини, зміна пріоритетів тощо). Це допоможе надалі коригувати відповідні деталі.

• Чітке визначення мотивації.

Людям, які ставлять перед собою певні завдання і знають, заради чого вони працюють, легше досягти бажаного. Ваша мета повинна бути конкретною і обмеженою тимчасовими рамками. Наприклад, якщо ви звичайний середньостатистичний офісний працівник, але ставите перед собою мету отримати через рік – два керівну посаду, то необхідно себе добре зарекомендувати перед керівництвом і саме для цього якісно виконувати свою роботу (а не тому, що апріорі маєте бути сумлінним працівником, бо «так треба» — взагалі все, що пов’язано з усталеними у суспільстві стереотипами, насправді є поганою мотивацією). У такому випадку ви маєте великі шанси просунутися кар’єрними сходами — головне справді цього хотіти і не сидіти склавши руки.

Але зважайте на реальну досяжність мети — не варто мріяти про те, що працюючи, приміром, сторожем на складі, ви через півроку станете генеральним директором концерну (для цього потрібно, принаймні, отримати відповідну освіту та змінити роботу). Ставте перед собою реальні цілі та впевнено йдіть до запланованої мети.

• Концентрація на одному завданні.

Варто пам’ятати, що свідомість і увага людини можуть ефективно концентруватися і працювати тільки з одним об’єктом: одним завданням, одним документом тощо. Багато хто вважає багатозадачність непоганим способом встигнути більше за день. Але насправді зосередження уваги на кількох завданнях одночасно робить вас менш продуктивним — на все йде більше часу, оскільки ви нічому не приділяєте достатньо уваги. Натомість варто зосередитися на одному завданні й таким чином зробити всю роботу швидше, що дозволить більш ефективно використовувати весь ваш час. Наприклад, напишіть усі необхідні електронні листи і починайте виконання наступного завдання, не заглядаючи до своєї електронної скриньки. Якщо ви очікуєте від когось відповідь та/або пізніше протягом дня ще потрібно буде відповісти на декілька листів, ви зможете це зробити не раніше, аніж виконаєте завдання, яким займаєтесь наразі.

• Керування інформацією.

Якщо ви навчитеся розділяти інформацію на потрібну та непотрібну, то заощадите час й не будете тримати в голові безглузді думки і неважливі справи. Але тут необхідно не впадати у крайнощі — не слід перейматися зайвою інформацією, але потрібно мати її достатній обсяг для аналізу, аби на його підставі приймати те чи інше рішення.

• Виконання неприємної справи першою.

Кожному час від часу доводиться стикатися з нецікавими чи навіть неприємними справами. Багато хто прагне такі справи відсунути якомога далі  й свідомо чи несвідомо усіляко ухиляється від їхнього виконання, що збільшує витрати робочого часу. Пам’ятайте: ще більшою неприємністю, аніж виконання небажаного завдання, є зволікання й очікування моменту, коли все ж таки доведеться ним зайнятися. Рано чи пізно потрібно буде вирішувати цю неприємну справу, а часу не лишиться зовсім і обсяг роботи, який необхідно виконати, може збільшитися. Невирішене питання буде переслідувати, поки його не вирішити, а думки про нього будуть викликати все більше роздратування. Тож якщо серед ваших завдань з’являється неприємне — виконуйте його якомога скоріше.

• Делегування і автоматизація.

Розумне делегування справ дасть можливість позбутися виконання поточних завдань, які можна доручити підлеглим (чи взагалі «несвоїх» завдань, які має виконувати хтось з ваших колег). Це звільнить час для виконання ваших обов’язкових та більш важливих завдань. Головне — правильно сформулювати завдання, яке ви делегуєте, визначивши строк для його виконання.

Також пам’ятайте, що вигідніше один раз витратити час на навчання іншої людини робити певну справу, ніж постійно виконувати її самостійно (особливо, якщо вона не відноситься до основних і цілком може бути виконана підлеглим працівником). Опануйте принципи делегування й не бійтеся перекладати на інших певні завдання.

Не менш важливу роль в процесі ефективного управління часом грає автоматизація певних процесів: автоматичне сортування поштових повідомлень, оформлення регулярних онлайн-платежів тощо. Все, що може працювати без вашої безпосередньої участі, додатково зекономить час.

• Вміння відмовляти.

У даному випадку йдеться про ситуації, коли до вас постійно звертаються колеги з проханням виконати ті чи інші справи, які взагалі ви не повинні робити. Звісно, багатьом притаманне бажання вгодити всім, але не слід забувати про власні інтереси. Якщо подібні звернення стають звичкою та забирають багато вашого робочого часу — потрібно навчитися говорити «ні». При цьому не варто виправдовуватися та намагатися переконати колег, що ви не повинні цього робити й у вас бракує часу навіть на виконання своїх обов’язкових завдань. Завжди потрібно просто висловлювати власну думку (на кшталт:  «Вибач, але це твоя робота»).

Щоб не образити так званого «розкрадача» вашого часу, можна спробувати запропонувати альтернативне взаємовигідне рішення — наприклад, погодитися допомогти скласти якийсь звіт за умови, що натомість  ваш колега, приміром, підготує довідку про заробітну плату для певного працівника. Цілком ймовірно, що така партнерська пропозиція задовольнить колегу й вам вдасться уникнути категоричної відмови на прохання, але компенсувати собі втрату часу на його виконання.

• Раціональне використання часу очікування.

Беріть до уваги особливості свого життя та не витрачайте даремно час упродовж очікування (дорога на роботу і назад, запізнення на зустріч іншої людини, черга тощо). У цей час ви можете виконати частину якихось робочих справ, наприклад, спланувати завтрашній день, зробити кілька телефонних дзвінків, відповісти на повідомлення, електронного листа і т. ін.. Сьогодні це ще простіше робити завдяки інформаційним технологіям та різного роду гаджетам.

• Відновлення сил.

Не забувайте відпочивати — плануйте свій відпочинок як одне з головних завдань. Саме від того, наскільки добре ви відновите свої сили, залежить якість і швидкість виконуваної роботи у подальшому.

Зокрема, не нехтуйте сном — його час має становити 7 − 8 годин на добу, а також пийте достатню кількість води. Інакше ви можете відчути занепад сил, швидку втомлюваність, зниження захисних функцій організму, що може призвести до  депресії й, звісно, негативно впливатиме не лише на продуктивність праці, а й взагалі на темп вашого життя та рівень здоров’я.

Пам’ятайте, що протягом робочого дня повинні бути невеликі перерви (щонайменше 15 хвилин) для зміни діяльності й підтримки працездатності, а також одна велика — обідня перерва.

Завчасно сплануйте свою відпустку — всі види відпочинку повинні приносити вам нові емоції і будуватися за принципом зміни діяльності та обстановки. Людина, завантажена однотипною діяльністю, швидко стомлюється, психічні процеси пригнічуються й зникає інтерес до подій, справ і т.д., тому якщо у вашій роботі переважає одноманітність, то ваше завдання — максимально урізноманітнити дозвілля.

Мінімізація чинників, що відволікають

Фактори, які якимось чином відволікають у процесі впровадження тайм-менеджменту, можна умовно розділити на дві категорії:

— зовнішні чинники, коли відволікає хтось або щось (наприклад, особа, яка заходить до вашого кабінету, телефонує чи надсилає смс-повідомлення);

— внутрішні чинники, коли ви самі перериваєте роботу (приміром, перевіряєте електронну пошту не у відведений для цього час, йдете випити кави, проглядаєте соціальні мережі).

Виключити або, принаймні, скоротити зовнішні відволікаючі фактори, а також мінімізувати час, який ви проводите, спілкуючись з іншими (що теж заважає вашій роботі), допоможуть наступні способи:

— зачиняйте двері, коли вам необхідно зосередитися і продуктивно попрацювати (звісно, це можуть дозволити собі лише ті, хто має або взагалі окремий кабінет, або в якому лише два – три працівники, з якими можна домовитись тимчасово зачинити двері);

— вигадайте умовний сигнал про вашу зайнятість, який буде знаком для оточуючих, що зараз вас не слід турбувати. Ним може бути все, що завгодно, приміром, вдягнені навушники (звісно, колегам слід про це повідомити, аби вони знали, що коли ви в навушниках, до вас без нагальної потреби не треба звертатися). До речі, оскільки наразі у багатьох офісах співробітники працюють у великих приміщеннях, де у відкритому просторі знаходиться приблизно 30 – 40 людей, то деякі роботодавці вигадують подібні загальні правила, що діють у межах усього підприємства (наприклад, купують настільні різнокольорові прапорці, де червоний означає, що людина дуже зайнята, жовтий — що можна звертатися по роботі, але не з пропозицією, приміром, випити кави, а зелений чи взагалі відсутність будь-якого прапорця — що наразі можна звернутися з будь-якого питання);

— відводьте колег та відвідувачів від вашого робочого місця (звісно, це стосується випадків, коли ви не очікували на візитера й вам не потрібно з ним обговорювати якісь робочі питання). У разі, коли хтось заходить до вашого кабінету чи підходить до вашого робочого місця й ви розумієте, що така розмова може затягнутися надовго, то набагато швидше її завершити допоможуть ввічливі прийоми, які змусять людину вийти разом з вами — наприклад, ви можете одразу підвестися й обережно торкнувшись плеча співрозмовника виходити до коридору, пояснюючи йому, що саме зараз необхідно зробити кілька важливих дзвінків й ви не хочете заважати іншим працівникам, запропонувавши йому повідомити вам до цих дзвінків про мету його візиту. Звісно, за таких обставин відвідувач або дуже коротко розповість вам, з якого питання він до вас підходив, або ж скаже, що зайде іншим разом. У будь-якому випадку вашої мети буде досягнуто — він не залишиться поряд з вами й не буде забирати ваш час непотрібними розмовами.

А от з внутрішніми відволікаючими факторами впоратися дещо складніше, ніж з зовнішніми чинниками — це вже проблема, пов’язана з вашим власним бажанням відволіктися від роботи. Особливо часто це відбувається, коли людина прагне відкласти роботу «на потім» — робите ви це свідомо чи ні, але у будь-якому разі це значно знижує продуктивність. Боротися з внутрішніми факторами, які відволікають, можна наступним чином:

— закривайте поштову програму (нехай це вікно буде відкрито тільки у тому випадку, якщо ви свідомо виділили час на перегляд електронної пошти та написання листів-відповідей);

— відключіть звукові сигнали й спливаючі вікна (це джерело нескінченних перешкод у роботі, а також ваше «виправдання» перед самим собою, чому ви перериваєте роботу й займаєтесь чимось не дуже потрібним саме зараз);

— переведіть мобільний телефон на віброрежим і беріть слухавку лише у тому разі, коли ви знаєте, хто телефонує, для вас цей дзвінок є важливим і ви впевнені, що розмова займе не більше двох хвилин (якщо це потрібна, але довга розмова, то завчасно відведіть для неї час у своєму розкладі).

Хибні думки про тайм-менеджмент

Наприкінці зауважимо, що подекуди працівники, не розібравшись детально у тайм-менеджменті, роблять часом поспішні й неправильні висновки.

Наприклад, дехто одразу стверджує, що ніхто не може керувати часом, оскільки це просто неможливо. Звісно, у цьому є частка правди, адже дійсно неможливо керувати часом, проте цілком реально управляти діями, які позначаються на часі. Якщо до роботи підходити прагматично і обдумано, то ви помітите, як у вас з’явиться більше часу. Майже всі успішні й відомі особистості завжди працюють за складеним планом — так вони встигають потрапити на ділові зустрічі та переговори, побувати на важливих заходах, вирішити поточні питання тощо.

Ще одним помилковим твердженням є те, що тайм-менеджмент змушує людей працювати більше та інтенсивніше. Це взагалі не відповідає дійсності — ще на початку статті ми зазначали, що управління часом спрямоване на підвищення продуктивності праці не за рахунок збільшення зусиль, а за допомогою їхнього правильного розподілу. До того ж, результативність дій залежить від відпочинку. Якщо працювати і не відпочивати, то робота перестане бути якісною. Тривала робота знижує продуктивність організму. Діяти за правилами тайм-менеджменту — не означає працювати більше і швидше, навпаки, це означає навчитися звільняти час для відпочинку, але виконувати важливі завдання.

Також поширеною хибною думкою є те, що нібито тайм-менеджмент перетворює людину на робота, який вчиняє все суворо за розкладом. Ви повинні розуміти, що управління часом не обмежуєте вашу свободу, а надає її. Тайм-менеджмент створений не тільки для керівників, бізнесменів, офісних працівників — він стане у нагоді всім. Адже якщо ви сплануєте і правильно розподілите ресурси, то швидше дійдете до своєї мети, а заощаджений час можна витратити на рідних або на здійснення власних бажань.

Андрій БУТУСЕВИЧ,

фахівець з управління персоналом

Джерело:  https://kadrhelp.com.ua/efektyvne-vykorystannya-robochogo-chasu

За матеріалами hitjob.com.ua